Comment la digitalisation change la comptabilité

Comment la digitalisation change la comptabilité – l’exemple d’Abacus

La formation professionnelle, la maîtrise des exigences légales et la compréhension des interrelations dans le domaine de la comptabilité sont des priorités importantes pour les employés du service comptable. Toutefois, avec l’automatisation et la numérisation, un changement de description de poste est en cours : les tâches de routine et les activités manuelles sont encore plus remplacées par des logiciels de comptabilité.

Ainsi, en plus des compétences spécialisées, les employés doivent également acquérir des compétences spécifiques aux logiciels et aux solutions. Les employés doivent penser et juger de manière globale, plus complexe et en réseau. Ils doivent connaître les solutions avec lesquelles ils travaillent ou veulent travailler et être capables de décrire les flux de processus de manière à pouvoir les cartographier et les intégrer.

“Rien ne fonctionne en comptabilité sans logiciel”

L’une des principales exigences de la comptabilité, hier et aujourd’hui, est la fourniture toujours plus rapide de données afin de pouvoir prendre des décisions plus rapides et plus sûres. Sans logiciel, plus rien n’est possible en comptabilité.

On distingue uniquement les solutions intégrées pour l’ensemble de l’administration des entreprises (systèmes ERP) et les solutions individuelles pour la comptabilité financière ou la comptabilité des salaires et autres modules.

Partout on parle de Big Data, car la quantité de données traitées augmente rapidement et est considérée comme un précieux trésor d’informations. Dans la pratique, cependant, ces données ne sont guère exploitées. Il n’est donc pas surprenant que les rapports soient généralement rédigés sur papier ou au format PDF. Il en va de même pour la réception et l’envoi des factures, le plus souvent sur papier par la poste ou sous forme de pièce jointe à un courriel.

Toutefois, si les factures – entrantes et sortantes – étaient déjà traitées automatiquement et que les soldes bancaires étaient toujours à jour grâce au traitement automatisé, la direction pouvait recevoir des évaluations automatiques précises au jour le jour comme base pour les décisions à prendre.

Examinons donc les quatre grands domaines et processus qui ont déjà changé et qui sont actuellement en plein bouleversement dans le contexte de la numérisation d’Abacus.

1 Processus d’achat-paiement

Le processus Achat-Paiement (processus P2P en abrégé) comprend toutes les activités liées à l’achat de biens ou de services, c’est-à-dire la commande, la saisie de l’entrée de marchandises, l’enregistrement de la facture du fournisseur et le paiement du fournisseur.

Le P2P est le processus dans lequel la plupart des efforts d’automatisation ont été faits jusqu’à présent. Cela est principalement dû au grand nombre de factures papier et au processus d’approbation interne.

Depuis un certain temps, la pratique Abacus a pu se concentrer sur l’automatisation des processus de visa et la génération de propositions de paiement automatique. Le fait de lier la facture entrante à la commande du fournisseur et de la combiner avec un flux de factures entrantes offre d’autres possibilités de traitement et de contrôle automatisés.

La complexité est principalement due à la variété des formats de facture. Les factures d’entrée électroniques sont souvent encore imprimées, bien qu’à l’inverse, plus de 60 % des entreprises scannent les factures papier.

Ici, l’OCR et maintenant aussi le QR Code sont des méthodes appropriées pour lire, convertir et traiter automatiquement les données des factures transmises par les fournisseurs en format papier ou PDF.
Le traitement des factures électroniques est également possible. Une facture électronique peut être transférée ou émise dans un format électronique (par exemple, PDF) ou dans un format structuré (par exemple, XML).

2 Processus de paiement par ordre de paiement

La commande au comptant (O2C) est le processus qui s’étend de la commande du client à la livraison des biens ou services et au paiement du client. Le degré d’automatisation y est généralement plus élevé que dans le processus P2P.

Une fois que la facture a été approuvée, les factures peuvent être envoyées par voie électronique. Non seulement les frais de port et de manutention sont alors supprimés, mais l’envoi électronique permet également de recevoir plus rapidement le paiement. Un meilleur service à la clientèle en résulte également, car l’entreprise qui reçoit la facture n’a pas à la saisir et à la vérifier manuellement, elle peut la traiter électroniquement. Cela favorise la fidélité des clients et est déjà exigé dans certains cas.

La comptabilisation automatisée des paiements entrants basée sur la VESR (procédure pour les bulletins de paiement avec numéro de référence) et le code QR est très répandue et la comptabilisation des relevés bancaires suit la tendance. Le gain de temps par rapport à la comptabilité traditionnelle est énorme.

Dans un flux de travail entièrement automatisé, les factures sont générées dans un système ERP, puis automatiquement archivées. Cela signifie que la facture est déjà numérisée au moment de sa création et qu’elle ne doit pas être scannée ou numérisée dans un autre lieu distinct.

3 Leistungserfassungs- und –Vergütungsprozesse

Betriebsinterne Erfassungsprozesse stehen neuerdings ebenfalls im Fokus. So werden heute mit Hilfe von Smartphone-Apps bereits Arbeits- und Präsenzzeiterfassung, Leistungserfassung, Spesen und Reisekosten mobil erfasst und ohne Zettelwirtschaft abgerechnet.

Spesenbelege können fotografiert und mit Angaben wie Spesenart, Zahlungsart oder Kommentar ergänzt werden. Belege werden durch die Software digital signiert und müssen nicht mehr aufbewahrt werden. Reisen lassen sich direkt z.B. in AbaCliK anlegen und werden mit wenigen Klicks vom Vorgesetzten geprüft und bewilligt.

Die durch das Schweizer Gesetz geforderte Aufzeichnung der Arbeitszeit lässt sich in AbaCliK manuell oder automatisch mittels RFID (Android), Barcode oder GPS-Technologie erfassen.

Neue App- oder Webapplikationen ermöglichen es heute jedem Mitarbeitenden, seine Adresse oder seinen Zivilstand selbstständig zu ändern sowie Absenzen, Ferien oder Kinderzulagen zu beantragen. Dem Arbeitgeber bietet sich die Möglichkeit, Lohnabrechnungen oder Lohnausweise direkt an die Mitarbeitenden zu senden. Die digitale Aufarbeitung dieser Bereiche ist in vollem Gange.

3 Processus d’enregistrement des services et de rémunération

Les processus internes de collecte de données sont également devenus récemment le centre d’attention. Aujourd’hui, grâce aux applications pour smartphones, l’enregistrement du temps de travail et de présence, l’enregistrement des activités, les dépenses et les frais de déplacement sont déjà enregistrés sur les appareils mobiles et réglés sans paperasserie.

Les justificatifs de dépenses peuvent être photographiés et complétés par des détails tels que le type de dépense, le mode de paiement ou un commentaire. Les reçus sont signés numériquement par le logiciel et n’ont plus besoin d’être conservés. Les voyages peuvent être créés directement dans AbaCliK, par exemple, et sont vérifiés et approuvés par le superviseur en quelques clics seulement.

L’enregistrement des heures de travail requis par la loi suisse peut être enregistré manuellement ou automatiquement dans AbaCliK à l’aide de la technologie RFID (Android), des codes barres ou du GPS.

De nouvelles applications web ou apps permettent désormais à chaque employé de modifier son adresse ou son état civil de manière indépendante, ainsi que de demander des absences, des vacances ou des allocations familiales. Les employeurs ont la possibilité d’envoyer les fiches de paie ou les relevés de salaire directement aux employés. Le traitement numérique de ces domaines bat son plein.

4 Archivage des documents

Afin d’optimiser les processus jusqu’à la fin de la transaction commerciale, il est plus efficace d’archiver également tous les documents sous forme électronique. Une archive électronique est un système dans lequel les informations et les documents sont entièrement archivés sur l’ordinateur. Les éléments essentiels de ces SGD (systèmes de gestion des documents) sont le système de classement pour le stockage sécurisé des données archivées et un système de saisie et de recherche. Des droits d’accès différenciés, la possibilité de faire des recherches en texte intégral et l’archivage sur l’ensemble du cycle de vie sont des critères importants.

Les formulaires, directives et délais de conservation légalement requis doivent bien entendu être respectés. Entre autres, les factures électroniques doivent être lisibles pendant toute la durée de l’obligation de stockage et l’authenticité de l’origine doit être garantie. À cette fin, des archives électroniques à l’épreuve des audits doivent être mises en place. Son avantage est que les données des documents peuvent être affichées et divulguées à tout moment.